Perttu Ahvenainen // April 25 2015

Haluatko lisää aikaa?

Luin syksyllä siitä, kuinka Ville Tolvanen tekee töitä.

Villen avoin teksti kirvoitti myös minut miettimään ja avaamaan omaa työntekoani sekä kokonaisvaltaista ajankäyttöäni Villen blogin kommentteihin.

Keskustelu jatkui luonnollisesti Twitterissä:

perttu

Twitter kommentit havahduttivat minut miettimään omaa ajankäyttöäni ja tuottavuuttani tarkemmin ja mieleni valtasi uteliaisuus selvittää voisinko jotenkin saada lisää aikaa?

Jo aiemmin olen pohdiskellut paljon kokonaisvaltaisen tuottavuuden kaavaa, johon olennaisesti liittyy myös ajan suure. Tuottavuuden perusajatuksena on, kuinka saada enemmän aikaan vähemmällä ja mielessäni tuottavuuden kokonaisuus koostuu seuraavista tekijöistä:

1) Ajanhallinta ja suunnitelmallisuus
2) Työtä tukeva teknologia ja työympäristö
3) Fysiikka ja ravinto
4) Kulttuuri

Vaikka olen tuottavuuden teemasta paljon kirjoittanut ja kuratoinut, sekä tutkinut myös ajanhallintaa, havaitsin, että myös omassa ajanhallinnassani olisi paljon parannettavaa ja niinpä esitin itselleni kysymykset:

* Kuinka oma ajankäyttöni kokonaisuudessaan jakautuu?
* Kuinka paljon käytän työaikaani kokouksissa?
* Kuinka paljon vietän aikaa SoMe:ssa?
* Kuinka paljon käytän aikaani työmatkoihin?
* Kuinka paljon aikaa käytän fysiikkaani?
* Kuinka paljon keskimäärin nukun?
* Kuinka paljon käytän aikaani ruokailuihin?
* Kuinka paljon minulla on vapaa-aikaa?

Vastaukseni miltei kaikkiin oli, en tiedä.

En tyytynyt tähän vastaukseen vaan päätin selvittää vastaukset kysymyksiini ajankäytön auditoinnilla.

AJANKÄYTÖN AUDITOINTI

1) Kirjasin Taitori Gate tuntikirjausohjelman Taitori Handy nimisellä älypuhelinsovelluksella, tai Taitori Handy työasemaohjelmistolla, arkiviikon ajan ajankäyttöni ja sidoin tarkasti jokaisen hetken valmiina oleviin työ- tai arjen tehtäviin. Tein kirjaukset pääosin manuaalisesti Handyllä, mutta esimerkiksi kauppareissun Handy kirjasi mobiilisovelluksen automaattisella paikkatietooni perustuvalla tuntikirjauksella.

perttu2

2) Viikon auditoinnin jälkeen koostin raportin omasta ajankäytöstäni.

3) Avaan alla raportin avoimesti evaluoitavaksi ja odotan löytäväni verkostostani kontaktin, joka osoittaa oman ajankäyttöni kipukohdat ja aikasyöpöt perustuen keräämäni dataan.

4) Toivon, että tämä asiantuntija myös laatisi minulle kipukohdan selättämiseksi vaikkapa 10 kohdan ajanhallinnan kehitysprojektin, joka tallennetaan Taitori Task projektienhallinta moduliin.

5) Sidon kehitysprojektin tehtävät aikaan ja aloitan Taitori Taskin avustuksella 10 kohdan ajanhallinnan kehitysprojektin, jonka tavoitteena on tehostaa ajankäyttöäni. Tähän tavoitteeseen pyrin siten että Taitori Task tuo projektin tehtävät älypuhelimeni tai työpöydälläni olevaan Taitori Handy sovellukseen ja pitää “virtuaalisen projektipäällikön” tavoin huolen siitä, että todella suoritan ja raportoin jokaisen kehitystehtävän. Toivon myös mahdollisuutta 1-2 kertaa viikossa keskustella projektin aikana valmentajani, eli ajankäytön asiantuntijan kanssa, joko Taitori Handyn virtuaalisen chatin kautta, videon välityksellä tai puhelimitse.

perttu3perttu4

AJANKÄYTÖN RAPORTTI

Maanantai:

* Liikunta 2,5h
* Uni 6h
* Vapaa-aika 5,5h
* SoMe 0,5h
* Työ 8,0h, (joista kokouksia 4h ja lounas 0,5h)
* Muut ruokailut 1h
* Kirjan luku 0,5h

Tiistai:

* Uni 6h
* SoMe 2h
* Vapaa-aika 5,5h
* Työ 8,5h, (joista kokouksia 5,5h ja lounas 0,5h)
* Muut ruokailut 1h
* Oman audiokirjan markkinointi 2h

Keskiviikko:

* Liikunta 1,5h
* Uni 6h
* SoMe 1,5h
* Vapaa-aika 5,5h
* Työ 7,5h, (joista kokouksia 4,5h ja lounas 0,5h)
* Muut ruokailut 1h
* Kotiaskareet 1h

Torstai:

* Uni 6h
* Matkustaminen autolla 6,5h (josta audiokirjan kuuntelua 2h ja palavereja 2,5h. Lasken palaverit työaikaan)
* SoMe 1h
* Vapaa-aika 2,5h
* Työ 9,5h, (joista kokouksia 6h ja lounas 0,5h)
* Muut ruokailut 1h

Perjantai:

* Liikunta 1h
* Uni 8h
* SoMe 1h
* Vapaa-aika 4h
* Työ 8,5h, (joista kokouksia 6h ja lounas 0,5h)
* Muut ruokailut 1h

Yhteenveto sekä päiväkohtaiset keskiarvot

* Uni 32h (6h 20min/yö)
* Liikunta 5h (1h/päivä)
* SoMe 6h (1h 12min/päivä)
* Vapaa-aika 23h (4h 36min/päivä)
* Työ 42h, joista palavereissa 26h (8h 25min/päivä)
* Muut omat projektit 2h
* Lukeminen/kirjojen kuunteleminen 2,5h
* Ruokailut – illallinen + aamupala + välipala 5h (1h/päivä)
* Matkustaminen 6h (jonka aikana osallistumista palavereihin 2,5h sekä kuuntelin audiokirjaa 2h)
* Kotiaskareet 1h

”Nyt kysymys kuuluukin, kuka haluaisi lähteä tähän projektiin mukaan ajankäytön valmentajakseni? Valmentajan kanssa on siis tarkoitus luoda esimerkiksi 10 kohdan ajanhallinnan kehitysprojekti, jota voisivat tulevaisuudessa hyödyntää myös muut samojen ajanhallinnan haasteiden kanssa painivat henkilöt.”

More from Perttu Ahvenainen