Johannes Puro // June 10 2014

Miksi digitaalisten palveluiden hankintaan kannattaa panostaa?

Digitaalisten palveluiden toteutus ja hallinta voi muuttua kahden erilaisen maailman yhteentörmäykseksi.

Jotta tältä vältyttäisiin, olisi syytä kiinnittää entistä enemmän huomiota palveluiden hankintaan, sanovat Eeva Melama ja Johannes Puro ite wiki oy:stä.

Meistä kaikista tuntuu varmaan ajoittain siltä, että kaikki pitää tehdä itse, jotta saa mitä haluaa.

Jos tehtäviä delegoi eteenpäin, on varmistettava uudelleen ja uudelleen, että vastaanottaja on aikataulussa ja tietää mitä tekee. Erityisen hankalaksi tämä käy toimiessa eri kulttuurista tulevien henkilöiden kanssa, siis silloin kun ”Yes” tarkoittaakin ”I don’t understand” ja ”No” ei kuulu lainkaan sanavarastoon. Suorasanaisessa kulttuurissamme tällaiselta kommunikoinnilta yleensä vältytään, mutta toisen ymmärtäminen ei silti ole aina helppoa.

Tämä pätee varsinkin tilanteisiin, joissa kommunikoivien osapuolten substanssiosaaminen on hyvin erilainen. Hyvä esimerkki tästä on asunnon remontointi. Oman asuntomme remonttiin käytettiin asiantuntijoina rakennusmiehiä, parkettilattiaan erikoistuneita rakentajia, sekä sähkö- ja putkimiehiä. Myös antennikaapelin asennukseen tarvittiin oma henkilönsä rakennusvalvojasta ja muista suunnittelutoimistoista puhumattakaan. Kun kehitetään uutta, joudumme usein tutuista prosesseista epämukavuusalueelle.

Pääsemme toimimaan projektipäällikkönä projektille, jonka toteuttamisessa substanssiosaaminen rajoittuu lähinnä ulkonäöllisiin ja käyttäjälle näkyviin toiminnallisiin asioihin. Sama pätee digitaalisissa palveluissa. Meitä on tietysti moneksi, toiset voivat olla aidosti sekä it- että liiketoimintaosaajia. Yleensä on kuitenkin niin, että osaaminen rajoittuu joillekin osa-alueille: meidät opetetaan jo kansantalouden perusteissa keskittymään ja erikoistumaan siihen missä olemme taitavia. Kun digitaalisia palveluita hankitaan, onkin syytä pitää kirkkaana mielessä, että hankinnalla pyritään vastaamaan liiketoiminnan tarpeeseen. Toisaalta, tarpeeseen vastataan it:n keinoin. Tämä taas sisältää yleensä tekniikkaa jollakin asteella.

Tarvitsemme siis substanssiosaamista molemmin puolin ja lisäksi jonkinlaiset keinot ymmärtää toinen toisiamme. Digitaalisten palveluiden hankinnat ovat usein kalliita ja niiden vaikutukset ovat kauaskantoisia. Jos olet juuri tehnyt suuren investoinnin tietojärjestelmään ja käyttänyt mittavasti resursseja järjestelmän käyttöönottoon organisaatiossasi, et ole varmasti valmis vaihtamaan sitä ihan heppoisin perustein. On olemassa 1-10-100 nyrkkisääntö, joka mielestämme pätee hyvin digitaalisiin palveluihin. Numerot kuvaavat muutosten aiheuttamaa resurssikuormitusta hankintavaiheessa (1), käyttöönottovaiheessa (10) ja jatkuvan palvelun vaiheessa (100). Mitä varhaisemmassa vaiheessa muutoksia haluat tehdä, sitä kevyemmällä jumpalla ja kustannuksilla selviät. Mikä onkaan neuvomme?

Tee digitaalisen palvelun hankinta huolella.

Jos substanssiosaamista tekniseltä puolelta puuttuu, paras tapa varmistua hyvästä hankinnasta on keskustelu riittävän monen eri toimijan kanssa. Se voi tuntua kyseisenä hetkenä ajan haaskaukselta, mutta uskokaa tai älkää, sitä kannattaa tehdä. Eri toimijoilta saa erilaisia näkökulmia ja ideoita pohdittavakseen. Mikä hienointa, toisenlaisen substanssin asiantuntijalta saa nimenomaan sellaisista tulokulmia, joita ei olisi muuten tullut ajatelleeksi. Keskusteluiden tuloksena voi avautua paitsi se, mitä hankittava palvelu on, myös se mitä se ei ole. Kaiken kaikkiaan keskusteluilla päästään käsiksi olennaiseen: molemminpuolisen ymmärryksen saavuttamiseen. Esimerkiksi julkisissa hankinnoissa näemme liian usein keskustelua, näkökulmia ja kyseenalaistamista vasta kun resursseja on jo käytetty ja rahaa poltettu.

Suomessa toimii tuhansia it-alan yrityksiä, joten keskustelukumppaneita ainakin riittää. Hedelmällinen yhteistyö, joka näkyy tilaajan ja toimittajan keskinäisenä ymmärryksenä, on myös erittäin potentiaalinen uusien innovaatioiden lähde.
johannes

Eeva Melama ja Johannes Puro ite wiki oy:stä.

More from Johannes Puro