Tuija Riekkinen // September 04 2015

Työtä yhdessä ja erikseen, osa 5

Myytti 5 – Viestintä ei toimi tai vähintäänkin se on vaikeaa

Tarua! Jos porukkaan ei ole pesiytynyt tiedonpanttaajaa, saa viestinnän kyllä kuntoon. Mutta jälleen kerran, töitä, kurinalaisuutta ja vanhoista toimintamalleista pois oppimista se vaatii.

Väitän, että etätiimin kesken niin sanottu operatiivinen tieto liikkuu itse asiassa paremmin kuin samankokoisen lähitiimin – kaikki ovat etänä, joten kaikilla on motivativaatiota viestiä ja pysyä kärryillä missä mennään.

Viestintä on mahdollista saada toimivaksi myös tilanteessa, jossa osa tiimistä on samoissa tiloissa, mutta se vaatii sen, että viestintäkulttuuri rakennetaan etätiimin ehdoilla.

Käytännössä se tarkoittaa sitä, että myös samoissa tiloissa työskentelevät sopeutuvat käyttämään pikaviestikanavia, vaikka periaatteessa keskustelun voisi hoitaa myös naamatusten.

Toki tässäkin voi käyttää järkeä, mutta tärkeintä on, ettei ajauduta tilanteeseen, jossa naamatusten juttelevat päättävät asioista ja etätiimille vaan viestitään päätös. Pelkään, että tämäntyyppiseen toimintaan tyssähtää monessa yrityksessä etätyökulttuuri; vanhoista tavoista viestiä on vaan liian vaikea päästä eroon. Ja sähköposti, miksi sitä ei jo kielletä?

Me käytimme tiimin kanssa operatiivisessa viestinnässä Slack-nimistä pikaviestialustaa. Kaikki kommunikointi käytiin siellä tai Trellossa tehtävien yhteydessä. Kaikesta keskustelusta jäi samalla dokumentaatio, mihin oli helppo palata, jos muistin kapasiteetti ylittyi hetkellisesti.

Sekä Slackissä että Trellossa kaikki keskustelut olivat näkyvissä kaikille eli periaatteessa kuka tahansa pääsi kertomaan näkemyksiään. Perinteisessä palaveri-vetoisessa viestinnässä tämä ei olisi mitenkään mahdollista.

Ymmärrän, että joukossamme on ihmisiä, jotka uskovat viestinnässä puhumiseen. Fair enough, mutta etätyökulttuurin omaksuminen on kirjallisen viestinnän taitajalle helpompaa.

Minun mielestäni kirjallinen viestintä esim. pikaviestikanavien avulla hakkaa perinteiset puhelut ja konferenssipuhelut sekä palaverit ja sähköpostit mennen tullen.

Automaattinen dokumentaatio. Kenenkään ei tarvitse pitää pöytäkirjaa. Se tulee ihan automaattisesti sivutuotoksena ja on kaikkien arvioitavana samantien.

Pikaviestiin voi vastata silloin kun itselle sopii. Myös itseään askarruttavan kysymyksen voi laittaa kanavalle milloin vain. Kukaan ei loukkaannu, jos viestiin ei vastata heti. Se on pelin henki. Koodaaminen ja moni muukin työ vaatii keskittymistä. Kysymys kanavalla odottaa, olkapäähän koputtelija tai viikkopalsu ei.

Kukaan ei keskeytä eikä puhu päälle. Ikuisuusongelma palavereissa, jossa on suulasta sakkia, jolla on vielä mielipiteitäkin. Pikaviesteilyssä voi kirjoittaa rauhassa oman ajatuksensa ja keskittyä sitten toisen viestiin. Ujompikin uskaltaa osallistua.

Kielimuurin ylitys. Remote – Office not required -kirjassa korostettiin kirjallisen viestinnän yhteydessä kielitaidon tärkeyttä. Itse olen tästä toista mieltä. Hatarakin englanti aukenee kirjallisesti toiselle ei-natiiville. Viestiä voi lukea kaikessa rauhassa ja pyytää selittämään uudelleen, jos asia ei sittenkään aukea. Joskus aksentti tekee puheen ymmärtämisestä vaikeaa ja jatkuva “sorry, say again” hokeminen on kiusallista.

Pseudokoodaus. Kirjallisessa viestinnässä pystyy pseudokoodaamaan ja määrittelemään erilaisia business-logiikoita ja ne jäävät talteen. Jos sönkkäät saman Skypessä, on ihan herran haltuun kirjoittiko toinen sen ylös.

Tehokasta ja just in time. Voit tulla keskusteluun mukaan silloin asiasi on akuutti eikä sinun tarvitse a. pantata kysymyksiäsi viikkopalaveriin tai b. kökkiä mukana koko palaveria, jos oma asiasi vaatii viisi minuuttia.

Ihmisten keskittymiskyky on heikentynyt. Näin se vaan on. Pikaviestikanavalla viestit ei mene pitkiksi eikä “palaverit” veny. Hoidetaan olennainen ja sanotaan moro (tai itseasiassa ei sanota, koska se ei oikein kuulu pikaviesteilykulttuuriin).

Mikroviesti, älä palaveroi!

Karsin etätiimini kanssa palaverit ja prosessit minimiin. Meillä oli kahden viikon sprintit ja daily ja siinäpä se.

Älä anna agile-jeesusten lyödä sinua scrum-raamatulla päähän. Mieti, mistä on oikeasti hyötyä ja jätä loppuaika työnteolle. Töiden edistyminen on parasta raportointia eikä siihen tarvita exceliä.

Pidimme mieluummin yhteyttä jatkuvasti sen sijaan että olisimme säästäneet asiamme ajastettuihin palavereihin. Teimme kaikkea jatkuvassa yhdessä (suunnittelua, määrittelyjen tarkennuksia, ideoiden pallottelua ja jopa niiden kuuluisien työmääräarvioidenkin miettimistä), mutta meillä ei vaan ollut tähän palaverointi-käytäntöjä.

Tunninkin palaveri keskeyttää työn ja takaisin työteko-moodiin pääseminen vie aikaa. Ajatus, että työpäivässä on tunnin palaveri ja sitten kuusi ja puoli tuntia töitä, on harhainen. Palaverit syövät tehokasta työaikaa ja niiden ikuinen ongelma on huono valmistelu. Sen sijaan, että huonoon valmisteluun liittyvää ongelmaa yritettäisiin ratkoa, kannattaisi siis miettiä, miten palavereita voisi välttää.

Uskon, että pikaviestikanavilla hoidettu “just in time” mikrokommunikointi on yksi etätiimin toimivuuden ydin ja tekee palaverit lähes tarpeettomiksi. Kun pikaviestikanava oli ainoa tapa pitää yhteyttä, käytiin keskustelut silloin, kun niille on tarve eikä viikon päästä palaverissa. Pienempää määrää informaatiota on helpompi prosessoida ja asiat jäävät myös kirjoittamalla näppärästi muistiin.

Suosittelen lämpimästi!

PS. Suosittelen myös lämpimästi tutustumaan Spotifyn kehitysprosesseihin, joita he avaavat kahdessa blogikirjoituksessaan. Omat esimerkkini ovat suhteellisen pienen tiimin toiminnasta, mutta Spotifyllä on monia hyviä käytäntöjä, joilla tehokas tekeminen ja viestintä jatkuu, vaikka kehittäjien määrä kasvaa ja sovellus monimutkaistuu.

https://labs.spotify.com/2014/03/27/spotify-engineering-culture-part-1/
https://labs.spotify.com/2014/09/20/spotify-engineering-culture-part-2/

Työskentelin yli vuoden konseptisuunnittelijana ja tuotekehityksen vetäjänä sovelluskehitys-projektissa, jossa suurin osa tiimistä työskenteli etänä (Venäjällä ja Serbiassa). Vuoden aikana ymmärsin, että aidon etätyökulttuurin omaksuminen on yritykselle merkittävä kilpailuetu ja samalla omat ennakkoluuloni etätyötä kohtaan karisivat vauhdilla pois kyydistä.

Etätyö määritellään Suomessa lähes kategorisesti “silloin tällöin kotoa tehtäväksi työksi”. Artikkelisarjassa Etätyön myytit haluan omalta osaltani murtaa etätyötä leimaavia myyttejä. Vaikka toimintaympäristönä kirjoitusten esimerkeissä onkin sovelluskehitys, uskon että toimintamalleja voi soveltaa myös muussa tietotyössä.

Ja jos et minua usko, lue kirja Remote – office not required (Jason Fried, David Heinemeier) ja valaistu.

Lue työtä yhdessä ja erikseen artikkelisarjan aikaisemmat kirjoitukset Myytti 1 – Etätyö on työntekijän etu, ei yrityksen, Myytti 2 – Etätiimi = Ulkoistus = Kustannussäästö, Myytti 3 – Etätiimiä on vaikeaa motivoida, Myytti 4 – Etätiimiin ei voi luottaa

More from Tuija Riekkinen