Tietosuojaseloste

Digitalist Groupin web-sivujen tietosuojaseloste

Customer experience, usability and user studies conducted by Digitalist Group

DIGITALIST GROUPIN TOTEUTTAMAT ASIAKASKOKEMUS-, KÄYTETTÄVYYS- JA KÄYTTÄJÄTUTKIMUKSET

Digitalist Group toteuttaa asiakkaidensa ja/tai yhteistyökumppaneidensa toimeksiannosta erilaisia tutkimuksia, joihin osallistumalla voit olla mukana vaikuttamassa mm. käyttämiesi tuotteiden tai palveluiden tai kohtaamasi mainonnan laatuun.

Tutkimustilaisuudet ovat tyypillisesti henkilökohtaisia tilaisuuksia, ryhmätilaisuuksia, erilaisia online- ja kyselytutkimuksia, online-yhteisöihin tai kuluttajapaneeleihin liittyviä tutkimuksia tai näiden yhdistelmiä.

Joissain tutkimuksissa osallistujille voidaan maksaa osallistumispalkkio tai osallistujien kesken voidaan arpoa vastajaapalkkioita.

Digitalist Group toimii rekisterinpitäjä tutkimuksissa kerättyjen henkilötietojen osalta. Tämän lisäksi myös ne Digitalist Groupin asiakas- ja/tai kumppaniyritykset, joiden toimeksiannosta tutkimus on toteutettu, toimivat rekisterinpitäjinä niiden henkilötietojen osalta, joita Digitalist Group luovuttaa näille yrityksille. Digitalist Groupin yhteystiedot löytyvät jäljempänä tästä selosteesta, ja tutkimuksen toimeksi antaneen rekisterinpitäjän toimivan yrityksen yhteystiedot annetaan aina suoritettavan tutkimuksen yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä

Data Controller:

Digitalist Group Oyj Y-tunnus: 0997039-6
Osoite: Siltasaarenkatu 18-20C , 00530Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Voit ottaa yhteyden tietosuojavastaavaan sähköpostitse osoitteessa dataprotection@digitalistgroup.com.

2. Yksityisyydensuoja

Osallistujien/vastaajien antamat tiedot ovat luottamuksellisia ja niitä käytetään vain tutkimustarkoituksiin sekä tutkimuksiin osallistumisten seurantaan ja dokumentointiin.

Tulokset raportoidaan siten, että osallistujien/vastaajien henkilöllisyys ei selviä. Yksittäisiä vastauksia/kommentteja ei liitetä osallistujan/vastaajan yksilöiviin henkilötietoihin.

Digitalist Group kunnioittaa yksityisyyttäsi kaikissa tilanteissa. Nimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, muut henkilötietosi ja antamasi vastaukset käsitellään yksityisyydensuojan edellyttämällä tavalla.

Digitalist Groupin toimesta tehtyjen tutkimusten tavoitteena on saada tietoa yritysten, yhteisöjen ja julkisten organisaatioiden päätöksenteon tueksi ja parantaa tutkimuksen tilaajan ymmärrystä kohderyhmän tarpeista.

Tutkimuksiin osallistuminen on aina vapaaehtoista.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Tutkimuksiin osallistuneista henkilöistä voidaan Digitalist Groupilla käsitellä seuraavia henkilötietoja:

HENKILÖTIEDOT	KÄSITTELYN TARKOITUS	LAILLINEN PERUSTE
Perustiedot kuten etu- ja sukunimi; Yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite ja/tai asuinkunta; Tutkimukseen liittyvät tiedot kuten tieto vastauksista ja mihin tutkimukseen on osallistunut, tutkimuksen ajankohta, tieto tutkimuksen yhteydessä allekirjoitetuista lomakkeista; sekä tiedot mahdollisista videotallenteista ja valokuvausluvasta sekä tietojen rekisteröintiajakohta.	Markkinatutkimuksen tekeminen ja rekisterinpitäjän palveluiden kehittäminen Tutkimuksiin osallistumisten seuranta (mm. ketkä ovat osallistuneet tietyn aihepiirin tutkimukseen, millä aikavälillä, mikä oli aiempi sukupuolijakauma tai alueellinen kattavuus)	Oikeutettu etu asiakassuhteen tai siihen verrattavissa olevan siteen perusteella
		Suostumus

 

4. Tiedonkeräysmenetelmät

Digitalist Group rekrytoi/kutsuu osallistujia/vastaajia tutkimuksiinsa esimerkiksi puhelimitse, sähköpostitse sekä verkkosivustojen ja/tai online-yhteisöjen kautta.

Rekrytoijalta/kutsujalta/erikseen ilmoitetulta tutkimuksen yhteyshenkilöltä saat tarvittaessa lisätietoja siitä, mistä olemme saanet yhteystietosi (rekisterilähde).

Lisäksi tutkimukseen osallistujille voidaan lähettää virallinen sähköpostikutsu, jolloin sähköpostikutsujen yhteydessä kerrotaan/ilmenee mistä olemme yhteystiedot saaneet (rekisterilähde). Henkilötietoja koskevissa tiedusteluissa voit olla suoraan yhteydessä sähköpostikutsun lähettäjään/erikseen ilmoitettuun tutkimuksen yhteyshenkilöön ja/tai suoraan henkilötietojen tietokantaa ylläpitävään yritykseen tai yhteisöön.

Tutkimuksiin osallistuneet -tietokannan (historiatietokannan) rekisteritiedot, ml. lomakkeiden allekirjoittamisen sekä tallenteiden tekemisen yhteydessä syntyneet muut rekisterit ja niihin liittyvät luvat, kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään. Suostumus pyydetään kirjallisena. Joissain tutkimuksissa saatamme saada henkilötietoja myös tutkimuksen toimeksi antaneelta asiakas- tai kumppaniyritykseltämme taikka julkisista tietorekistereistä (kuten esim. Väestörekisterin tietokannoista)

5. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Osallistuessasi tai vastatessasi Digitalist Groupin toteuttamaan tutkimukseen, annat kirjallisen suostumuksen (joko allekirjoittamalla lomakkeen tai hyväksymällä verkossa erilliset kirjalliset ehdot tutkimukseen osallistumiselle) tutkimuksen yhteydessä kysyttyjen henkilötietojesi käsittelyyn ja säilytykseen tutkimustarkoituksiin.

Henkilötietojasi ei pääsääntöisesti luovuteta eteenpäin kolmansille tahoille ilman erillistä suostumustasi näiden omaan käyttöön. Tutkimuksen tulokset toimitetaan tilaajalle aina niin, ettei niistä voi tunnistaa vastaajan henkilöllisyyttä.

Tutkimuksen aikana tehtyjä videotallenteita käytetään tutkimuksen analysoinnissa ja raportoinnissa muistiinpanojen tukena. Videokuvaa tutkimukseen osallistujan kasvoista tallennetaan, koska myös ilmeet voivat tuoda olennaista lisätietoa analysointiin. Lisäksi videoita saatetaan käyttää tutkimuksen laadun ja johtopäätösten oikeellisuuden varmistamisessa asiakkaan niin pyytäessä. Osallistujien nimi- ja yhteystietoja ei suoraan liitetä videotallenteisiin, mutta videoinnin yhteydessä tallentuvasta kasvokuvasta osallistuja saattaa olla tunnistettavissa. Videotallenteita ei luovuteta Digitalist Groupin tai tutkimuksen tilanneen asiakkaan ulkopuolelle.

Palkkioiden toimittamiseen tarvittavia henkilötietojasi käytetään vain palkkioiden toimittamista tai tietyin edellytyksin verottajaa varten, eikä niitä luovuteta eteenpäin.

Saatamme myös joutua pakottavasta lainsäädännöstä johtuen luovuttamaan henkilötietoja toimivaltaisille viranomaisille, sekä luovuttaa henkilötietoja mahdolliselle ostajalle ja tämän neuvonantajille liiketoiminnan siirron tai muun liiketoimintakaupan yhteydessä.

Digitalist Group saattaa kuitenkin aika ajoin sallia pääsyn henkilötietoihin tai luovuttaa taikka siirtää niitä toisille samaan konserniin kuuluville yhtiöilleen (lisätietoja konserniin kuuluvista yhtiöistä löydät rekisteröintiasiakirjastamme), sekä tietyille palveluntarjoajilleen ja alihankkijoilleen, jotka osallistuvat niiden toimintojen toimittamiseen joita Digitalist Group käyttää henkilötietojen käsittelyssään. Tällaisten siirtojen osalta Digitalist Group huolehtii tarpeellisin toimin (kuten sopimuksin) siitä, että tietoja vastaanottavat tahot ovat asianmukaisesti sitoutuneet tietosuojaan. Digitalist Groupin palveluntarjoajat ovat sitoutuneet siihen, etteivät ne voi käsitellä Digitalist Groupin puolesta käsittelemiään henkilötietoja muihin kuin tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Jotkin Digitalist Groupin tutkimuksen tilanneet asiakkaat tai kumppanit, joille Digitalist Group siirtää yllä kuvatusti esim. videotallenteita, saattavat kuitenkin sijaita myös EU:n ja ETA:n ulkopuolisissa maissa, joissa tietosuojan taso ei välttämättä ole sama kuin mitä omassa maassasi. Tällaisissa tapauksissa Digitalist Group huolehtii tietoturvasta siirtojen yhteydessä solmimalla esim. EU:n komission mallisopimuslausekkeisiin pohjautuvan siirtosopimuksen tutkimuksen tilaajan kanssa. Lisätietoja Digitalist Groupin käyttämistä siirtojen suojatoimista saat ottamalla yhteyttä Digitalist Groupiin alla olevia yhteystietoja käyttäen.

6. Tietoturva ja tietosuoja

Digitalist Groupilla olevat tiedot on asianmukaisesti suojattu asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä. Tietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tutkimukseen osallistuvien tietoja. Tutkimuksiin osallistuneiden antamia tietoja säilytetään salasanalla ja palomuurilla suojatussa pilvipalvelussa ja/tai tietokannassa.

Sähköisesti tallennettu rekisteritieto: osaa henkilötiedoista (yleisimmin nimi- ja yhteystiedot; tieto tutkimuksesta, johon on osallistunut; tieto lomakkeista, joita on allekirjoittanut sekä tieto tutkimuksen yhteydessä tehdyistä tallenteista) säilytetään Tutkimuksiin osallistuneet -tietokannassa (historiatietokanta) enintään kuuden vuoden ajan. Sen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä kyseisiä tietoja. Henkilötietoja säilytetään salasanalla ja palomuurilla suojatussa pilvipalvelussa ja/tai tietokannassa.

Manuaalinen aineisto (esim. allekirjoitetut lomakkeet) säilytetään lukitussa tilassa enintään kuuden vuoden ajan ja sinne on pääsy vain niillä työntekijöillä, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä kyseisiä tietoja.

7. Evästeet

Digitalist Group käyttää evästeitä (cookies) voidakseen kutsua vastaajia tutkimuksiin verkkosivustoilta. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka ladataan ja voidaan säilyttää laitteillasi ja jotka mahdollistavat internetin ja joidenkin palveluiden ominaisuuksien käytön esim. tietokoneellasi, älypuhelimellasi tai tabletillasi. Kutsuttavan evästetunnistetietoja ei voida yhdistää kutsuttavan henkilö- tai yhteystietoihin. Evästeet eivät mahdollista kutsuttavan päätelaitteella olevien tietojen tarkastelua tai kopioimista.

Halutessasi muuttaa evästeasetuksia, voit tehdä sen sivustomme osiossa ”cookie preferences”. Huomaathan kuitenkin, ettet välttämättä enää tällöin pysty hyödyntämään kaikkia verkkosivustomme ominaisuuksia. Lisätietoja evästeiden hallinnasta ja niiden poistamisestä löydät osoitteesta http://www.allaboutcookies.org/manage-cookies/.

8. Henkilötietojen säilyttäminen

Tutkimuksiin osallistuneet -tietokannan (historiatietokannan) tietoja ja tutkimuksen yhteydessä allekirjoitettuja lomakkeita säilytetään enintään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän kuuden vuoden ajan, minkä jälkeen tiedot hävitetään.

Tutkimuksen yhteydessä osallistujan kirjallisella luvalla tehtyjä mahdollisia videotallenteita säilytetään niin kauan kuin on tarpeen tutkimusprojektien hoitamiseksi, mutta kuitenkin enintään vuoden ajan, minkä jälkeen videotallenteet hävitetään. Mikäli videotallenteita luovutetaan tutkimuksen tilanneelle asiakkaalle, asiakkaasta tulee itsenäinen rekisterinpitäjä ja kaikki vastuu luovutettujen videotallenteiden käsittelystä siirtyy kokonaisuudessaan uudelle rekisterinpitäjälle.

Tutkimusprojektin yhteydessä henkilöistä mahdollisesti osallistujan kirjallisella luvalla otettuja valokuvia käytetään vain tutkimusraporttien, -esitteiden ja muiden projektimateriaalien kuvittamiseen ja ne säilyvät/niitä säilytetään niin kauan kuin kuvituksen kohteena oleva materiaali on olemassa.

Projektimateriaaleja ei erikseen hävitetä. Projektin yhteydessä otettuja valokuvia ei käytetä markkinointitarkoituksiin eikä niihin yhdistetä osallistujan nimeä tai muita yksilöiviä henkilötietoja.

Tutkimuksissa annetut muut tiedot säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen tutkimusprojektien hoitamiseksi.

Digitalist Group voi milloin tahansa myöskin ilman etukäteisilmoitusta muuttaa näitä käyttöehtoja sekä muuttaa ja muunnella tämän sivuston sisältöä taikka estää pääsyn tälle sivustolle.

9. Tutkimuspalkkiot- ja arvonnat

Osallistumisesta tutkimuksiimme voidaan maksaa jonkinlainen osallistumispalkkio; tyypillisesti palkkio on lahjakortti, elokuvalippu, tavara-/tuotepalkinto tai vastaava. Digitalist Group pidättää itsellään oikeuden määritellä tutkimuskohtaisesti mahdollisen palkkion sisällön, tyypin ja arvon sekä voi tarvittaessa pidättäytyä kokonaan palkkion maksamisesta/luovuttamisesta.

Osassa Digitalist Groupin toteuttamissa tutkimuksissa arvotaan vastaajapalkkioita osallistujien kesken. Arvontoihin osallistuminen on aina vapaaehtoista, eikä arvontaan osallistuminen ole edellytyksenä tutkimukseen osallistumiselle.

Arvontaan osallistuminen edellyttää yhteystietojesi (kuten nimi ja sähköpostiosoite) antamista.

Arvontaan osallistumista varten annettuja yhteystietoja käytetään vain arvonnan suorittamiseen ja vastaajapalkkioiden toimittamiseen, eikä niitä yhdistetä muihin antamiisi vastauksiin tai tietoihin. Arvontaa varten annetut yhteystiedot poistetaan automaattisesti arvonnan säännöissä ilmoitetun arvonnan päättymisajan jälkeen, siltä osin kuin meillä ei ole lainsäädäntöön perustuvaa oikeutta tai velvoitetta säilyttää tiettyjä tietoja esim. vero- tai kirjanpitovelvoitteitamme varten, tai petosten estämiseksi.

Digitalist Group toteuttaa arvonnan ja sen järjestäjänä on tutkimuksen tilaaja, jonka tiedot löytyvät arvonnan säännöistä.

10. Sinun oikeutesi

Soveltuva tietosuojalainsäädäntö takaa sinulle useita oikeuksia, joita myös Digitalist Group on toiminnassaan sitoutunut kunnioittamaan. Sinulla on tietyin laissa asetetuin lisäedellytyksin seuraavat oikeudet käsiteltäviin henkilötietoihisi liittyen:

1. oikeus pyytää meitä antamaan sinulle kopio henkilötiedoista, joita meillä on sinusta ja tietyt tiedot näiden henkilötietojesi käsittelyyn liittyen
2. oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, esim. kun kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden tai emme enää tarvitse henkilötietoja niiden alkuperäisiin käsittelytarkoituksiin, mutta tietoja tarvitaan oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai siltä puolustautumiseksi
3. oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tietyissä tilanteissa, esim. kun henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, johon ne alun perin kerättiin tai niitä käsiteltiin (right to be forgotten)
4. oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuihin etuihimme
5. oikeus milloin tahansa vetää pois käsittelylle antamasi suostumus silloin kuin käsittelymme perustuu suostumuksellesi
6. oikeus pyytää, että päivitämme henkilötietojasi tai korjaamme virheelliset henkilötietosi
7. oikeus tehdä valitus paikalliselle toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on Tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).

Jos haluat käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi, voit tehdä niin ottamalla yhteyttä Digitalist Groupiin alla annettuja yhteystietoja käyttäen. Saatamme joutua pyytämään sinulta lisätietoja henkilöllisyydestäsi ennen kuin voimme toteuttaa tekemäsi pyynnön, jotta voimme varmistua siitä, että olet oikeutettu tekemään kyseisen pyynnön.

11. Kysymyksiä ja vastauksia

Mistä olette saaneet yhteystietoni?

Yhteystietosi on saatu joko Digitalist Groupin omasta tai yhteistyökumppaneidemme ylläpitämästä käyttäjä/osallistujatietokannasta sekä joissakin tapauksissa asiakkaidemme tai yhteistyökumppaneidemme ylläpitämistä muista rekistereistä. Yhteydenotot mahdollisiin osallistujiin tehdään tyypillisimmin sähköpostitse, puhelimitse, verkkosivuston osallistujalomakkeen tai online-yhteisön kautta. Usein virallinen kutsu henkilökohtaiseen tai ryhmätutkimustilaisuuteen lähetetään sähköpostitse.

Kuinka voin poistaa yhteystietoni?

Poistaaksesi yhteystietosi rekisteristä, voit olla suoraan yhteydessä rekisterinpitäjään tai sinut tutkimukseen kutsuneeseen henkilöön/erikseen ilmoitettuun tutkimuksen yhteyshenkilöön. Kutsujalta/yhteyshenkilöltä saat tarvittaessa myös lisätietoja rekisteristä.

Mitä tietoa teillä on minusta (liittyen tähän tutkimukseen)?

Mikäli olet tutkimuksen yhteydessä antanut suostumuksesi tiettyjen tietojen keräämiseen/allekirjoittanut lomakkeita, on käytössämme nämä tutkimukseen ilmoittautumisen ja osallistumisen yhteydessä antamasi henkilötiedot, kuten nimi ja yhteystiedot sekä mahdolliset video- ja kuvatallenteet, joihin olet erikseen antanut luvan.

Kuinka varmistatte ettei henkilöllisyyteni paljastu tutkimuksen tilaajalle?

Yhteystietojasi ei koskaan yhdistetä antamiisi vastauksiin, joten käsiteltävistä tutkimusdatoista yksittäistä vastaajaa ei voida tunnistaa.

Haluan tietää mitä rekisteritietoa Digitalist Groupilla on minusta?

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista.

Tarkistuspyyntö tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti Digitalist Groupille yllä annettuja yhteystietoja käyttäen.

Henkilö voi kerran vuodessa käyttää tarkistusoikeuttaan maksutta.